P2K3

Formasi Kepengurusan P2K3

Susunan kepengurusan P2K3 umumnya terdiri dari pengusaha atau pimpinan perusahaan (manajer puncak),petugas bagian K3, supervisor ,dokter/paramedis perusahaan,wakil serikat pekerja/pekerja itu sendiri. Selanjutnya perlu dijabarkan uraian (job description) ketua,sekertaris,dan anggota P2K3 yang terbentuk sebaiknya ketua P2K3 merupakan manajemen puncak yang diharapkan mampu mendukung penyelenggaraan aktivitas P2K3.

Berdasarkan pada jumlah pekerja dan tingkat potensi bahaya di tempat kerja susunan P2K3 disarankan sebagai berikut:

• Perusahaan dengan jumlah pekerja >500 orang,pengurus P2K3 berjumlah 12 orang yang terdiri dari atas 6 orang mewakili pengurus perusahaan dan 6 orang dari pekerja.Jumlah tersebut termasuk 2 orang sekertaris yang salah satunya adalah tenaga medis.
• Jumlah pekerja 100-500 orang,jumlah pengurus P2K3 sebanyak 6 orang yang terdiri dari unsur perusahaan dan pekerja yang masing2 mewakili 3 orang.
• Bila perusahaan yang mempunyai tingkat bahaya tinggi dan memiliki pekerja atara 50-100 orang dianjurkan membentuk P2K3 dengan susunan seperti butir 2 diatas.
• Jika perusahaan dengan jumlah pekerja <50 orang tetapi tingkat bahayanya tinggi wajib menunjuk 1 orang ahli K3 yang dibantu oleh petugas di bidang tersebut.

Pedoman diatas tentu saja bersifat fleksibel, tergantung pada situasi dan kondisi di perusahaan, sehingga memungkinkan dibentuk lebih dari 1 unit P2K3.

Fungsi Pembentukan P2K3

1. Mendorong kejasama manajemen dan pekerja mengenali masalah K3 dan mencari penyelesaiannya.
2. Menyediakan suatu forum dialog yang konstruktif dan reguler antara Manajemen dan Pekerja tentang kepedulian mereka terhadap K3.
3. Memainkan peranan yang penting dalam pengembangan program pengendalian bahaya di tempat kerja
4. Mengkomunikasikan dan menyebarluaskan informasi K3.
5. Menyampaikan rekomendasi K3 kepada Manajemen.
6. Membantu Pengusaha/Pengurus Dalam:

• Mengevaluasi Cara Kerja,Proses dan Lingkungan Kerja
• Mengembangkan Sistem Pengendalian Bahaya
• Mengevaluasi penyebab kecelakaan
• Mengembangkan Penyuluhan dan Penelitian K3
• Memantau Gizi dan Penyelenggaraan Makanan
• Memeriksa Kelengkapan Peralatan K3
• Mengembangkan Pelayanan Kesehatan Kerja
• Mengembangkan Pelayanan Laboratorium K3
• Menyelenggarakan Administrasi K3

Peran dan Tanggungjawab Pengurus P2K3

1. Ketua P2K3:

• Melibatkan semua anggota P2K3 dalam pelaksaanaan K3 di tempat kerja
• Memanfaatkan keterampilan dan pengalaman bersama dalam menyelesaikan masalah K3
• Mendorong anggota untuk memberikan kontribusi peningkatan K3 di tempat kerja
• Menghadirkan anggota P2K3 dan memimpin langsung pertemuan reguler P2K3
• Mendistribusikan Informasi Hasil Pertemuan Reguler dan tindak lajutnya.

2. Sekertaris P2K3

• Mempersiapkan rapat reguler P2K3
• Menyusun notulen rapat P2K3
• Menghimpun semua agenda dan hasil keputusan rapat P2K3
• Menyebarluaskan notulen rapat,laporan dan informasi P2K3 kepada anggota P2K3
• Menegaskan dan mengklarifikasi hasil keputusan rapat yang telah dicapai

3. Anggota P2K3

• Menghadiri rapat P2K3
• Memberikan kontribusi ide,saran dan pengalaman dalam rapat P2K3
• Menghimpun dan mendapatkan informasi apabila ditugaskan oleh rapat P2K3
• Mengkaji masalah K3 yang ada di tempat kerja
• Mempelajari usul dan saran karyawan untuk dibawa dalam rapat P2K3
• Mengkomunikasikan hasil rapat P2K3 di unit kerja masing2
• Membantu melakukan inspeksi K3 dan investigasi kecelakaan kerja

2.2. Menyediakan Sumber daya yang dibutuhkan
Sumber daya disini mencakup :

• personel,
• perlengkapan,
• waktu dan
• dana.

Personel yang dimaksud adalah beberapa orang yang diangkat secara resmi diluar tugas-tugas pokoknya dan terlibat penuh dalam proses penerapan. Perlengkapan adalah perlunya mempersiapkan kemungkinan ruangan tambahan untuk menyimpan dokumen atau komputer tambahan untuk mengolah dan menyimpan data. Tidak kalah pentingnya adalah waktu. Waktu yang diperlukan tidaklah sedikit terutama bagi orang yang terlibat dalam penerapan,mulai mengikuti rapat, pelatihan,mempelajari bahan-bahan pustaka,menulis dokumen mutu sampai menghadapi kegiatan audit assessment. Penerapan Sistem Manajemen K3 bukan sekedar kegiatan yang dapat berlangsung dalam satu atau dua bulan saja. Untuk itu selama kurang lebih satu tahun perusahaan harus siap menghadapi gangguan arus kas karena waktu yang seharusnya dikonsentrasikan untuk memproduksikan atau beroperasi banyak terserap ke proses penerapan ini. Keadaan seperti ini sebetulnya dapat dihindari dengan perencanaan dan pengelolaan yang baik. Sementara dana yang di perlukan adalah dengan membayar konsultan (bila menggunakan konsultan), lembaga sertifikasi,dan biaya untuk pelatihan karyawan diluar perusahaan.

Disamping itu juga perlu dilihat apakah dalam penerapan Sistem Manajemen K3 ini perusahaan harus menyediakan peralatan khusus yang selama ini belum dimiliki. Sebagai contoh adalah:apabila perusahaan memiliki kompresor dengan kebisingan diatas rata-rata,  karena sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen K3 yang mengharuskan adanya pengendalian resiko dan bahaya yang ditimbulkan, perusahaan tentu harus menyediakan peralatan yang dapat menghilangkan/mengurangi tingkat kebisingan tersebut. Alat pengukur tingkat kebisingan juga harus disediakan,dan alat ini harus dikalibrasi. Oleh karena itu besarnya dana yang dikeluarkan untuk peralatan ini tergantung pada masing-masing perusahaan.

2.3. Gap analisis

Tim  penerapan yang telah dibentuk kemudian mulai bekerja untuk meninjau sistem yang sedang berlangsung dan kemudian dibandingkan dengan persyaratan yang ada dalam Sistem Manajemen K3. Peninjauan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu dengan meninjau dokumen prosedur dan meninjau pelaksanaan .

Apakah perusahaan sudah mengikuti dan melaksanakan secara konsisten prosedur atau instruksi kerja dari SMK3/ OHSAS 18001 atau PP No 50 Tahun 2012.

• Perusahaan belum memiliki dokumen, tetapi sudah menerapkan sebagian atau seluruh persyaratan dalam standar Sistem Manajemen K3.
• Perusahaan belum memiliki dokumen dan belum menerapkan persyaratan standar Sistem Manajemen K3 yang dipilih.

2.4. Pengembangan sistem
Tim SMK3 bersama dengan P2K3 melakukan  pengembangan Sistem Manajemen K3 antara lain dokumentasi sistem yang mencakup:

• Pembuatan kebijakan K3
• Pembuatan Objective dan target
• Pembuatan dokumen Risk Assessment
• Melakukan identifikasi dan evaluasi pertauran dan perundangan terkait dengan kesehatan keselamatan kerja
• Pembuatan prosedur, formulir dan Instruksi kerja

2.5. Sosialisasi dan penerapan sistem

Dengan terbangunnya Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja/ SMK3 di tandai semua dokumen selesai dibuat, maka setiap anggota Tim  kembali ke masing-masing  bagian untuk melakukan sosialisasi dan menerapkan sistem yang telah di tetapkan. Adapun cara penerapannya adalah:

• Anggota Tim mengumpulkan seluruh stafnya dan menjelaskan mengenai isi dokumen tersebut. Kesempatan ini dapat juga digunakan untuk mendapatkan masukan-masukan dari lapangan yang bersifat teknis operasional.
• Bekerja bersama-sama staf unit kerjanya mulai mencoba menerapkan hal-hal yang telah ditulis. Setiap kekurangan atau hambatan yang dijumpai harus dicatat sebagai masukan untuk menyempurnakan system.
• Mengumpulkan semua catatan K3 dan rekaman tercatat yang merupakan bukti pelaksanaan hal-hal yang telah ditulis. Rentang waktu untuk menerapkan system ini sebaiknya tidak kurang dari tiga bulan sehingga cukup memadai untuk menilai efektif tidaknya system yang telah dikembangkan tadi. Tiga bulan ini sudah termasuk waktu yang digunakan untuk menyempurnakan system dan memodifikasi dokumen.Dalam praktek pelaksanaannya, maka tim  tidak harus menunggu seluruh dokumen selesai. Begitu satu dokumen selesai sudah mencakup salah satu elemen standar maka penerapan sudah dapat dimulai dikerjakan. Sementara proses penerapan sistem berlangsung, kelompok kerja dapat tetap melakukan pertemuan berkala untuk memantau kelancaran proses penerapan system ini. Apabila langkah-langkah yang terdahulu telah dapat dijalankan dengan baik maka proses system ini relative lebih mudah dilaksanakan. Penerapan sistem ini harus dilaksanakan sedikitnya tiga bulan sebelum pelaksanaan audit internal. Waktu tiga bulan ini diperlukan untuk mengumpulkan bukti-bukti (dalam bentuk rekaman tercatat) secara memadai dan untuk melaksanakan penyempurnaan sistem serta modifikasi dokumen. 

 2.6. Proses Sertifikasi dan surveylance audit SMK3/ OHSAS 18001

Apabila Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja sudah di terapkan minimal 2-3 bulan maka langkah berikutnya adalah proses sertifikasi SMK3/ OHSAS 18001 dimana  badan sertifikasi yang di tunjuk oleh  Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI  untuk melakukan sertifikasi SMK3  ada lima penyelenggara audit eksternal Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) yang telah mendapatkan Surat  Penunjukan  di anataranya:

• PT Sucofindo (Persero),
• PT Surveyor Indonesia (Persero),
• PT. Jatim Aspek Nusantara (JAN),
• PT. Alkon Trainindo Nusantara, dan
• Biro Klasifikasi Indonesia (BKI)

   Sedangkan  untuk OHSAS 18001 organisasi bebas menentukan lembaga sertifikasi manapun yang diinginkan. Untuk itu organisasi disarankan untuk memilih lembaga sertifikasi OHSAS 108001 yang paling tepat.

Adapun Tahapan audit sertifikasi di kategorikan menjadi :

   Initial audit (stage 1)

  Merupakan proses audit tahap awal yang bertujuan untuk memastikan kesiapan organisasi untuk dilakukan audit sertifikasi

   Certification audit (stage 2)

   Merupakan audit final untuk mengevaluasi pemenuhan persyaratan SMK3/ OHSAS 1800, sehingga apabila organisasi sudah memenuhi semua persyaratan maka dapat di terbitkan sertifikat SMK3/ OHSAS 18001, dengan terlebih dahulu melakukan coreective action atas temuan selama proses audit sertifikasi.

   Masa berlaku sertifikat SMK3/ OHSAS 18001 adalah 3 tahun dan untuk memastikan organisasi yang sudah mendapatkan sertifikat SMK3/OHSAS 18001 konsisten menjalankan sistem maka setiap 6 bulan atau 12 bulan sekali dilakukan audit pengawasan (surveylance audit).

 http://gsconsultindonesia.com/